adevis Berufskompass | Kaufmännischer Beruf

Du interessierst dich für einen Job im Einkauf oder als Einkaufsassistenz? Dann erfährst du hier, welche Aufgaben dich erwarten und welche Voraussetzungen wichtig sind. Außerdem zeigen wir dir passende Ausbildungen und erklären, wann ein Quereinstieg möglich sein kann.

Der Einkauf sorgt dafür, dass ein Unternehmen Waren und Leistungen rechtzeitig und in passender Qualität erhält. Gleichzeitig müssen die Bedingungen wirtschaftlich sein. Einkaufsassistenzen unterstützen diesen Ablauf, indem sie Angebote einholen, Bestellungen anlegen, Liefertermine prüfen und wichtige Daten pflegen.

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Kurz: Was macht eine Einkaufsassistenz?

Eine Einkaufsassistenz unterstützt Einkäufer bei Aufgaben im Tagesgeschäft. Sie bearbeitet Bedarfsmeldungen, holt Angebote ein und erstellt Bestellungen. Außerdem prüft sie Bestätigungen, überwacht Termine und pflegt Daten. Bei Abweichungen stimmt sie sich mit Lieferanten und internen Abteilungen ab. Mit wachsender Erfahrung übernimmt sie häufig eigene Bestellungen oder kleinere Warengruppen.

Das Wichtigste auf einen Blick

Einkaufsassistenzen unterstützen die Beschaffung und kümmern sich um die Bestellabwicklung. Dabei stimmen sie sich mit Lieferanten, Fachabteilungen, Buchhaltung und Lager ab.

Angebote, Bestellungen, Liefertermine und Daten gehören zum Alltag. Deshalb sind Sorgfalt, klare Kommunikation und ein gutes Gefühl für Zahlen besonders wichtig.

Einkaufsassistenz und Einkäufer sind keine eigenen anerkannten Ausbildungsberufe. Gute Grundlagen bieten jedoch Ausbildungen in Büromanagement, Industrie sowie Groß- und Außenhandel.

Je nach Aufgabe und Wissen aus einer Branche ist auch ein Quereinstieg möglich. Mit wachsender Erfahrung kannst du dich außerdem in den operativen, technischen oder strategischen Einkauf entwickeln.

Was macht eine Einkaufsassistenz?

Eine Einkaufsassistenz begleitet den Einkauf von der internen Anfrage bis zur Lieferung. Du erhältst zum Beispiel einen Bedarf aus Produktion, Verwaltung oder Technik. Anschließend prüfst du die Angaben, gleichst sie mit bestehenden Verträgen ab oder forderst Angebote an.

Nach der Auswahl legst du die Bestellung im System an und sendest sie an den Lieferanten. Sobald die Bestätigung eintrifft, vergleichst du Preise, Mengen und Termine. Falls etwas abweicht, fragst du nach und stimmst das weitere Vorgehen ab.

Danach überwachst du den Liefertermin. Verzögert sich eine Sendung, informierst du die betroffene Abteilung und suchst mit dem Lieferanten nach einer Lösung. Nach dem Wareneingang hilfst du außerdem, Unterschiede zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnung zu klären.

Je nach Unternehmen betreust du bestimmte Artikel oder Leistungen bereits selbstständig. In anderen Teams konzentrierst du dich dagegen stärker auf Daten, Termine und die Organisation.

Welche Aufgaben gibt es in Einkauf und Einkaufsassistenz?

Zunächst nimmst du Bedarfsmeldungen an und prüfst Artikel, Mengen sowie gewünschte Termine. Falls Angaben fehlen, stimmst du dich mit der zuständigen Abteilung ab.

Danach suchst du passende Lieferanten, forderst Angebote an und vergleichst die Angaben. Anschließend legst du Bestellungen im ERP-System an, prüfst sie und verschickst sie.

Sobald die Bestätigung eintrifft, gleichst du Preise, Mengen und Liefertermine ab. Bei Abweichungen fragst du nach. Außerdem informierst du interne Bereiche über Änderungen.

Während der Bestellung pflegst du Daten zu Lieferanten und Artikeln. Du hinterlegst Konditionen, überwachst Termine und unterstützt bei Rechnungsfragen, Reklamationen oder Rücksendungen.

Darüber hinaus erstellst du Übersichten und bereitest Termine mit Lieferanten vor. Je nach Team hilfst du den Einkäufern außerdem bei Markt- und Lieferantenrecherchen.

Mit wachsender Erfahrung kommen oft weitere Aufgaben hinzu. Dann führst du vielleicht erste Preisgespräche, betreust kleinere Warengruppen oder bereitest Rahmenverträge und Bewertungen von Lieferanten vor.

Wie sieht ein typischer Arbeitstag aus?

Ein Arbeitstag beginnt häufig mit E-Mails, offenen Bestellungen und anstehenden Lieferterminen. Zuerst prüfst du, ob Bestätigungen eingegangen sind, welche Lieferungen bald fällig werden und wo noch Antworten fehlen.

Anschließend legst du vielleicht neue Bestellungen an. Dafür kontrollierst du Bedarf, Artikelnummer, Menge, Preis, Lieferadresse und Kostenstelle. Sind Angaben unklar, stimmst du dich mit der anfordernden Abteilung ab.

Im Laufe des Tages meldet ein Lieferant möglicherweise eine Verzögerung. Dann prüfst du, welche Abteilung betroffen ist, und suchst einen neuen Termin oder eine Alternative. Gleichzeitig kann die Buchhaltung eine Abweichung auf einer Rechnung melden.

Zwischendurch pflegst du Daten, holst Angebote ein oder bereitest eine Übersicht vor. Zum Ende des Tages kontrollierst du schließlich offene Vorgänge und wichtige Termine für den nächsten Tag.

Was ist der Unterschied zwischen Einkaufsassistenz und Einkäufer?

Die Grenzen sind nicht in jedem Unternehmen gleich. Manche Einkaufsassistenzen bearbeiten Bestellungen weitgehend selbstständig. Andere Einkäufer übernehmen dagegen viele Aufgaben in der Verwaltung. Entscheidend ist deshalb die konkrete Stellenbeschreibung.

Operativer und strategischer Einkauf: Was ist der Unterschied?

Operativer Einkauf

Der operative Einkauf kümmert sich um die tägliche Beschaffung. Dazu gehören Bestellungen, Bestätigungen, Liefertermine, Mengen und Reklamationen. Einkaufsassistenzen arbeiten deshalb häufig eng mit diesem Bereich zusammen.

Strategischer Einkauf

Der strategische Einkauf richtet den Blick stärker auf langfristige Fragen. Einkäufer prüfen Märkte, planen die Beschaffung, bewerten Risiken und verhandeln Verträge. Außerdem entwickeln sie die Zusammenarbeit mit Lieferanten weiter.

In kleineren Unternehmen können operative und strategische Aufgaben allerdings in einer Stelle verbunden sein.

Welche Waren und Dienstleistungen werden eingekauft?

Unternehmen kaufen zum Beispiel Rohstoffe, Bauteile, Handelswaren und Verpackungen ein. Ebenso gehören Büromaterial, Maschinen, Werkzeuge und Ersatzteile zum Bedarf.

Darüber hinaus beschaffen viele Betriebe IT-Geräte, Software, Transporte oder Leistungen für Reinigung und Wartung. Je nach Branche kommen außerdem Energie, technische Versorgung, Marketing oder Beratung hinzu.

Dabei unterscheiden sich Anforderungen und Begriffe je nach Warengruppe deutlich. Wer technische Teile einkauft, braucht häufig ein anderes Wissen als jemand, der Büromaterial oder Leistungen beschafft.

In welchen Branchen arbeiten Einkaufsassistenzen?

Einkaufsassistenzen arbeiten unter anderem in Industrie, Produktion, Maschinenbau, Autoindustrie sowie Chemie und Pharma. Auch Handel, Onlinehandel, Logistik und Bau bieten passende Stellen.

Weitere Möglichkeiten gibt es im Gesundheitswesen, in der Lebensmittelbranche, in IT und Telekommunikation sowie bei Energie- und Serviceunternehmen. Ebenso beschäftigt der öffentliche Bereich Mitarbeiter im Einkauf.

Fast jedes größere Unternehmen beschafft Waren oder Leistungen. Deshalb gibt es Aufgaben im Einkauf in vielen Branchen. Erfahrung in einem bestimmten Bereich kann beim Einstieg ein Vorteil sein.

Welche Programme nutzt eine Einkaufsassistenz?

Für Bestellungen und Daten nutzt du meist ein ERP-System. Hinzu kommen E-Mail, Kalender, Textverarbeitung und Tabellen.

Je nach Unternehmen arbeitest du außerdem mit digitalen Akten, Einkaufsportalen und Systemen für Berichte. Für die Abstimmung im Team nutzt du häufig Video- und Kommunikationstools.

Welche Voraussetzungen solltest du mitbringen?

Im Einkauf brauchst du Sorgfalt, Zuverlässigkeit und ein gutes Gefühl für Zahlen. Außerdem solltest du Termine im Blick behalten und kaufmännische Abläufe verstehen.

Weil du viel abstimmst, musst du schriftlich und telefonisch klar kommunizieren. Gegenüber internen Abteilungen arbeitest du serviceorientiert, während du Lieferanten freundlich und verbindlich ansprichst.

Sichere Grundlagen in Büroprogrammen helfen dir beim Einstieg. Neue ERP-Systeme solltest du außerdem bereitwillig lernen. Gute Deutschkenntnisse sind meist nötig, während Englisch vor allem bei internationalen Lieferanten wichtig ist.

Preise, Konditionen und Verträge behandelst du diskret. Wenn mehrere Bestellungen gleichzeitig laufen, setzt du zudem sinnvolle Prioritäten.

Im Einkauf geht es nicht nur um niedrige Preise. Ebenso wichtig sind Qualität, sichere Lieferungen, Verträge und mögliche Risiken. Deshalb solltest du Angaben sorgfältig prüfen und vollständig weitergeben.

Kannst du als Quereinsteiger in den Einkauf wechseln?

Ja, ein Quereinstieg in unterstützende oder operative Aufgaben kann möglich sein. Gute Chancen hast du vor allem, wenn du bereits mit Bestellungen, Waren, Lieferanten oder Kunden gearbeitet hast.

Hilfreich sind zum Beispiel Erfahrungen aus Verkauf, Lager, Logistik, Produktion, Handwerk, Technik oder Büro. Wenn du Produkte und Abläufe einer Branche kennst, kannst du dieses Wissen im Einkauf nutzen.

Für den strategischen Einkauf, große Budgets, schwierige Verträge oder internationale Verhandlungen erwarten Unternehmen dagegen meist eine kaufmännische Ausbildung, Erfahrung oder ein passendes Studium.

Passender Lesetipp: Kaufmännischer Quereinstieg sowie Zeitarbeit als Chance für Quereinsteiger.

Welche Ausbildung passt zu Einkauf und Einkaufsassistenz?

Industriekaufmann oder Industriekauffrau

Die dreijährige Ausbildung vermittelt kaufmännische Abläufe in der Industrie. Dazu gehören Beschaffung, Logistik, Vertrieb, Personal und Controlling. Du lernst außerdem, Bedarfe und Termine zu ermitteln, Bestellungen auszulösen und die Lieferung zu prüfen.

Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement

Auch die dreijährige Ausbildung im Büromanagement kann eine gute Grundlage sein. Die seit August 2025 geltende Ausbildungsordnung bietet eine Wahlqualifikation für Einkauf und Logistik. Außerdem gehört die Beschaffung von Material und Leistungen zu den kaufmännischen Grundlagen.

Kaufmann oder Kauffrau für Groß- und Außenhandelsmanagement

Diese Ausbildung passt besonders zu Handel, Warenwirtschaft und der Arbeit mit Lieferanten. Je nach Fachrichtung steht dabei Großhandel oder Außenhandel im Mittelpunkt.

Weitere passende Ausbildungen

Je nach Branche kommen auch Ausbildungen im Einzelhandel sowie in Spedition und Logistik infrage. Im technischen Einkauf kann außerdem eine technische Ausbildung mit kaufmännischem Zusatzwissen wertvoll sein.

Welche Fähigkeiten helfen im Arbeitsalltag?

Prüfe Bedarfe, Preise und Konditionen sorgfältig. Außerdem solltest du Liefertermine konsequent verfolgen und bei offenen Fragen freundlich nachhaken.

Abweichungen musst du früh erkennen und vollständig festhalten. Gleichzeitig hilft es, die Interessen verschiedener Abteilungen zu verstehen und bei Lieferproblemen nach einer Lösung zu suchen.

Vertrauliche Daten behandelst du geschützt. Bei mehreren dringenden Vorgängen entscheidest du schließlich nach Termin und möglicher Auswirkung.

Eine gute Einkaufsassistenz arbeitet vorausschauend. Dadurch erkennst du früh, wenn eine Lieferung zu spät kommen könnte, und informierst die betroffenen Stellen rechtzeitig.

Kommunikation mit Lieferanten und Fachabteilungen

Einkauf verbindet viele Bereiche. Deshalb arbeitest du mit Lieferanten, anfordernden Abteilungen, Lager, Qualität und Buchhaltung zusammen.

Kläre Anforderungen vollständig und formuliere Bestellungen eindeutig. Lass dir Liefertermine außerdem verbindlich bestätigen.

Wenn etwas abweicht, hältst du den Vorgang sachlich fest und suchst bei Reklamationen nach einer Lösung. Interne Kollegen informierst du früh über Risiken und Änderungen.

Preis- und Vertragsangaben behandelst du dabei vertraulich. Gute Kommunikation heißt jedoch nicht, jeder Forderung sofort zuzustimmen. Vielmehr bleibst du freundlich, klar und verbindlich.

Gute Kommunikation bedeutet dabei nicht, jeder Forderung sofort zuzustimmen. Du solltest freundlich, klar und verbindlich bleiben.

Arbeitszeiten, Teilzeit und Homeoffice

Viele Beschäftigte im Einkauf arbeiten zu üblichen Bürozeiten. Gleitzeit, Teilzeit und hybrides Arbeiten sind je nach Unternehmen möglich. Gleichzeitig müssen Lieferanten und interne Abteilungen erreichbar sein.

Homeoffice ist häufig eher möglich als am Empfang oder in der Poststelle. Allerdings findet die Einarbeitung oft vor Ort statt. Auch Muster, technische Unterlagen, Fragen zum Wareneingang oder persönliche Termine können Anwesenheit erfordern.

Je nach Unternehmen arbeitest du in Vollzeit, Teilzeit, Gleitzeit oder zu festen Bürozeiten. Hybrides Arbeiten kann ebenfalls möglich sein, sofern die Aufgaben dazu passen.

Bei Engpässen oder wichtigen Projekten kann gelegentlich Mehrarbeit anfallen. Gleichzeitig müssen Lieferanten und interne Abteilungen während der vereinbarten Zeiten erreichbar sein.

Wie hoch ist das Gehalt in Einkauf und Einkaufsassistenz?

Das Gehalt hängt vor allem von Branche, Region und Größe des Betriebs ab. Ebenso wichtig sind Ausbildung, Erfahrung und Tarifvertrag.

Außerdem spielen deine Aufgaben und deine Verantwortung eine Rolle. Wer eigene Warengruppen oder ein großes Einkaufsvolumen betreut, wird meist anders bezahlt als eine reine Assistenz.

Fremdsprachen, internationale Aufgaben und sichere Kenntnisse in ERP-Systemen können die Vergütung ebenfalls beeinflussen. Schließlich macht es einen Unterschied, ob du in Vollzeit oder Teilzeit arbeitest.

Eine Einkaufsassistenz mit Aufgaben in der Verwaltung wird meist anders bezahlt als ein Einkäufer mit Budget-, Verhandlungs- und Lieferantenverantwortung. Konkrete Beträge ändern sich deutlich. Deshalb solltest du Aufgaben und Verantwortung genau vergleichen.

Welche Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten gibt es?

Mit wachsender Erfahrung kannst du in der Einkaufsassistenz mehr Aufgaben übernehmen oder in den operativen Einkauf wechseln. Bei passendem Fachwissen sind außerdem technischer Einkauf und Projekteinkauf möglich.

Weitere Wege führen in den strategischen Einkauf, das Management von Warengruppen oder die Betreuung von Lieferanten. Ebenso kannst du dich auf Zahlen und Berichte im Einkauf konzentrieren.

Später kommt je nach Betrieb auch eine Team- oder Einkaufsleitung infrage. Passende Wege sind zudem der Fachwirt für Einkauf oder ein Studium, sofern du die Voraussetzungen erfüllst.

Kurse zu Verhandlung, Verträgen, Lieferanten, Zoll, Nachhaltigkeit oder Daten können deine nächsten beruflichen Schritte unterstützen.

Warum Zeitarbeit ein guter Einstieg sein kann

Zeitarbeit kann den Einstieg in Einkauf und Einkaufsassistenz erleichtern. Dadurch sammelst du Erfahrung mit Bestellungen, Lieferterminen, ERP-Systemen und der Kommunikation mit Lieferanten.

Mögliche Einsätze gibt es in Einkaufsassistenz, Bestellabwicklung, Datenpflege und Terminüberwachung. Je nach Stelle unterstützt du außerdem bei Rechnungsfragen oder in Projekten.

Bei adevis hast du feste Ansprechpartner. Gemeinsam prüft ihr, welche Aufgaben zu deiner Erfahrung passen. Eine spätere Übernahme durch das Einsatzunternehmen kann möglich sein. Eine Garantie gibt es dafür jedoch nicht.

Mehr dazu: Zeitarbeit als Karrieresprungbrett.

Passt Einkauf oder Einkaufsassistenz zu dir?

• Du organisierst gerne und behältst Termine im Blick.
• Auch Zahlen, Preise und Daten liegen dir.
• Mit anderen Menschen sprichst du freundlich und verbindlich.
• Abweichungen erkennst du meist schnell.
• Du arbeitest gerne mit digitalen Systemen.
• Mehrere Bestellungen kannst du gleichzeitig verfolgen.
• Bei Lieferproblemen suchst du nach einer Lösung.
• Mit Konditionen und Verträgen gehst du diskret um.
• Außerdem möchtest du dich kaufmännisch weiterentwickeln.
• Waren, Lieferketten oder Dienstleistungen findest du interessant.

Wenn du ungern nachfasst, Termine nicht konsequent verfolgst oder häufige Abstimmungen vermeiden möchtest, passt ein anderer kaufmännischer Bereich möglicherweise besser.

Weitere kaufmännische Berufe im adevis Berufskompass

Der adevis Berufskompass stellt nach und nach weitere kaufmännische Berufe und Tätigkeiten vor. Dadurch kannst du Aufgaben, Voraussetzungen und Chancen miteinander vergleichen.

Neben Einkauf und Einkaufsassistenz lernst du im adevis Berufskompass weitere Tätigkeiten im Büro kennen. Dazu gehören:

• Teamassistenz
• Quereinstieg im kaufmännischen Bereich
• Vertriebsinnendienst
• Empfang
• Büromanagement
• Sachbearbeitung
• Personalassistenz

So kannst du Aufgaben, Voraussetzungen und berufliche Chancen direkt vergleichen.

Fazit: Einkaufsassistenzen halten Bestellungen, Termine und Daten im Blick

Einkaufsassistenzen sorgen dafür, dass Bestellungen zuverlässig bearbeitet werden. Sie prüfen den Bedarf, erstellen Bestellungen und überwachen Liefertermine. Bei Abweichungen stimmen sie sich mit den Beteiligten ab. Dadurch unterstützen sie die Versorgung des gesamten Unternehmens.

Der Einstieg gelingt häufig über eine kaufmännische Ausbildung oder passende Erfahrung im Beruf. Wer sorgfältig arbeitet, gerne kommuniziert und sich für Waren sowie Lieferketten interessiert, kann sich von der Assistenz bis in verantwortungsvolle Aufgaben im Einkauf entwickeln.

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*Dieser Beitrag wurde mit Unterstützung künstlicher Intelligenz erstellt. Er wurde von der adevis-Redaktion fachlich geprüft, bearbeitet und inhaltlich verantwortet. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern auf dieser Website die männliche Form. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter.