adevis Berufskompass | Kaufmännischer Beruf

Du interessierst dich für einen Job als Teamassistenz und möchtest wissen, welche Aufgaben dich erwarten? Dann findest du hier einen verständlichen Überblick. Außerdem erfährst du, welche Voraussetzungen wichtig sind, welche Ausbildung gut zu diesem Beruf passt und ob der Einstieg auch als Quereinsteiger möglich ist.

Im Büroalltag sorgt eine Teamassistenz dafür, dass ein Team gut organisiert ist. Dafür koordiniert sie Termine, bereitet Besprechungen vor, bearbeitet Korrespondenz und behält offene Aufgaben im Blick. Dadurch schafft sie Freiräume für Kollegen und Führungskräfte. Gleichzeitig ist sie oft eine wichtige Schnittstelle zu Kunden, Dienstleistern und anderen Abteilungen.

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Kurz: Was macht eine Teamassistenz?

Kurz gesagt: Eine Teamassistenz unterstützt ein Team bei Aufgaben rund um Organisation und Büro. Dafür koordiniert sie Termine, organisiert Besprechungen und Reisen, erstellt Unterlagen, bearbeitet E-Mails und pflegt Daten. Je nach Stelle übernimmt sie außerdem Bestellungen, Rechnungsprüfungen oder kleinere Projektaufgaben. Die Bezeichnung Teamassistenz ist jedoch nicht geschützt. Viele Beschäftigte haben eine Ausbildung im Bürobereich, dennoch kann auch ein Quereinstieg möglich sein.

Das Wichtigste auf einen Blick

Sie planen Termine, bereiten Besprechungen vor und halten wichtige Aufgaben nach. Dabei unterstützen sie meist mehrere Kollegen oder eine ganze Abteilung.

Für den Alltag brauchst du vor allem Organisationstalent, eine klare Kommunikation und Diskretion. Außerdem gehören digitale Kalender, E-Mails, Tabellen und Videokonferenzen häufig zur Arbeit.

Teamassistenz ist kein geschützter Ausbildungsberuf. Viele Arbeitgeber bevorzugen jedoch eine Ausbildung im Bürobereich. Je nach Aufgaben und Erfahrung ist auch ein Quereinstieg möglich.

Viele Stellen werden in Vollzeit oder Teilzeit angeboten. Mobiles Arbeiten ist ebenfalls möglich, wenn Aufgaben und Regeln im Betrieb dazu passen.

Was macht eine Teamassistenz?

Als Teamassistenz hältst du viele organisatorische Fäden zusammen. Häufig unterstützt du nicht nur eine Führungskraft, sondern mehrere Kollegen oder einen ganzen Bereich. Deshalb sorgst du dafür, dass Termine abgestimmt, Angaben weitergegeben und Aufgaben zuverlässig erledigt werden.

Ein wichtiger Teil deiner Arbeit ist die Kommunikation. Du beantwortest E-Mails, nimmst Anrufe an und leitest Anliegen an die richtige Person weiter. Außerdem bereitest du Angaben so auf, dass das Team schnell damit arbeiten kann.

Je nach Abteilung kommen weitere kaufmännische Aufgaben hinzu. Dann bestellst du etwa Büromaterial, kontrollierst Rechnungen, pflegst Listen oder unterstützt bei Angeboten, Aufträgen und Folien. In Projektteams koordinierst du außerdem Fristen und hältst den aktuellen Stand fest.

Der genaue Aufgabenbereich hängt stark vom Unternehmen ab. So arbeitet eine Teamassistenz im Vertrieb anders als eine Assistenz in Technik, Personal, Einkauf oder Geschäftsführung. Deshalb solltest du die Stellenanzeige genau lesen.

Welche Aufgaben hat eine Teamassistenz?

Zu den typischen Teamassistenz-Aufgaben gehören zum Beispiel:

• Zunächst planst und koordinierst du Termine. Dafür stimmst du die Kalender mehrerer Personen ab, verschickst Einladungen und behältst Fristen im Blick.
• Vor einer Besprechung buchst du Räume oder richtest eine Videokonferenz ein. Anschließend stellst du Tagesordnung, Folien und weitere Unterlagen zusammen. Bei Bedarf hältst du Ergebnisse und neue Aufgaben in einem kurzen Protokoll fest.
• Außerdem bearbeitest du E-Mails, nimmst Anrufe an und leitest Anliegen weiter. Häufig erstellst du Dokumente, pflegst Daten oder organisierst digitale Ablagen.
• Je nach Team planst du auch Dienstreisen, bereitest Reisekosten vor oder bestellst Büromaterial. Ebenso kannst du Rechnungen formal prüfen und an die zuständige Stelle geben.
• Manchmal empfängst du Kunden oder Dienstleister und hilfst bei Events. Darüber hinaus unterstützt du Projekte, bereitest Übersichten vor und übernimmst Vertretungen im Assistenzteam.
• Bei allen Aufgaben gehst du sorgfältig mit internen und persönlichen Daten um. Schließlich erfährst du als Teamassistenz oft früh von Terminen, Projekten oder Änderungen.
• Nicht jede Teamassistenz übernimmt alle Aufgaben. Manche Stellen sind stark organisatorisch geprägt. Andere enthalten zusätzlich Sachbearbeitung, Kundenkontakt, Einkauf, Personalthemen oder Vertriebsunterstützung.

Wie sieht ein typischer Arbeitstag aus?

Häufig beginnt dein Arbeitstag mit einem Blick in Kalender, E-Mails und Aufgabenlisten. Zuerst prüfst du, welche Termine anstehen, ob Unterlagen fehlen und welche Anfragen besonders dringend sind.

Am Vormittag bereitest du vielleicht eine Teamsitzung vor. Dafür buchst du einen Raum, richtest die Videokonferenz ein und stellst Folien oder Auswertungen bereit. Gleichzeitig kommen neue E-Mails und Anrufe hinzu, die du einordnest und weiterleitest.

Nach der Besprechung verschickst du zum Beispiel ein Protokoll oder hältst Aufgaben und Fristen fest. Anschließend bearbeitest du Bestellungen, pflegst eine Übersicht oder bereitest eine Dienstreise vor. Dazwischen ändern sich Termine oder ein Kollege braucht kurzfristig Unterlagen.

Zum Ende des Tages prüfst du offene Punkte und bereitest wichtige Termine für den nächsten Tag vor. Wie dein Tag genau aussieht, hängt jedoch von Team, Branche und Verantwortung ab.

In welchen Abteilungen arbeiten Teamassistenzen?

Sie arbeiten zum Beispiel in Geschäftsführung, Vertrieb, Einkauf, Personal, Marketing oder Kundenservice. Ebenso gibt es Stellen in Technik, Projektmanagement, Finanzen, Recht und Verwaltung.

Darüber hinaus gibt es passende Stellen im Facility Management, in der Forschung, bei Verbänden und im öffentlichen Dienst. Welche Fachbegriffe und Abläufe du kennen musst, hängt deshalb stark von der jeweiligen Abteilung ab.

Die Grundaufgaben ähneln sich, trotzdem unterscheiden sich Fachbegriffe und Abläufe. In der Personalabteilung arbeitest du zum Beispiel mit Bewerbungs- und Mitarbeiterdaten. Im Einkauf geht es dagegen häufiger um Bestellungen und Lieferanten, während im Vertrieb Kunden, Angebote und Termine im Mittelpunkt stehen.

Wo arbeiten Teamassistenzen?

Solche Stellen findest du in Unternehmen fast aller Branchen. Sie arbeiten unter anderem in Büros, Verwaltungen, Kanzleien, Beratungen, Verbänden sowie in Bildungs- und Gesundheitseinrichtungen.

Auch Industrie- und Logistikbetriebe benötigen Unterstützung im Büro. Meist hast du einen festen Büroarbeitsplatz. Wenn es die Aufgaben erlauben, kann die Arbeit jedoch teilweise mobil oder im Homeoffice erfolgen.

Welche Programme nutzt eine Teamassistenz?

Im Alltag nutzt du vor allem Programme für E-Mail, Kalender, Texte, Tabellen und Folien. Außerdem arbeitest du häufig mit Videokonferenzen, Chats, digitalen Ablagen und Werkzeugen für Aufgaben oder Projekte.

Je nach Abteilung kommen ein CRM- oder ERP-System, ein Buchungsportal oder eine Software für Reisekosten hinzu. Du musst jedoch nicht jedes Programm schon beim Einstieg perfekt beherrschen. Wichtiger ist, dass du gängige Bürosoftware sicher nutzt und dich schnell in neue Systeme einarbeitest.

Welche Voraussetzungen solltest du mitbringen?

Für die Teamassistenz brauchst du Organisationstalent, Sorgfalt und ein gutes Zeitgefühl. Ebenso wichtig ist, dass du Prioritäten erkennst und Aufgaben selbstständig abschließt.

Da du viel mit Menschen arbeitest, solltest du freundlich, klar und sicher kommunizieren. Gute Deutschkenntnisse helfen dir bei E-Mails, Unterlagen und Gesprächen. In internationalen Teams können außerdem Englischkenntnisse gefragt sein.

Auch Diskretion, Serviceorientierung und Teamfähigkeit zählen. Wenn sich Termine kurzfristig ändern, solltest du deshalb ruhig bleiben und den Überblick behalten.

Darüber hinaus erwarten viele Arbeitgeber einen sicheren Umgang mit Bürosoftware. Neue Programme und Abläufe solltest du bereitwillig lernen.

Eine gute Teamassistenz denkt mit. Dadurch erkennst du früh, welche Unterlagen für einen Termin fehlen, erinnerst rechtzeitig an Fristen und klärst offene Fragen, bevor sie zum Problem werden.

Kannst du ohne Ausbildung als Teamassistenz arbeiten?

Ja, denn Teamassistenz ist keine geschützte Berufsbezeichnung. Deshalb ist der Einstieg je nach Stelle auch ohne Ausbildung im Bürobereich möglich. Arbeitgeber achten dann besonders auf Büroerfahrung, Organisationstalent, Kommunikation und sichere Kenntnisse in Büroprogrammen.

Hilfreich sind zum Beispiel Erfahrungen aus Kundenservice, Empfang, Hotellerie, Praxisorganisation, Einzelhandel, Events oder Projektarbeit. Dort lernst du ebenfalls, mit Menschen umzugehen, Termine zu planen und mehrere Aufgaben im Blick zu behalten.

Bei umfangreicher Sachbearbeitung, Rechnungsprüfung oder anspruchsvoller Korrespondenz wird jedoch häufig eine Ausbildung im Bürobereich erwartet. Entscheidend ist deshalb, welche Aufgaben die Stelle tatsächlich umfasst.

Passender Lesetipp: Zeitarbeit als Chance für Quereinsteiger.

Welche Ausbildung passt zur Teamassistenz?

Besonders gut passt die Ausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement. Sie ist staatlich anerkannt und dauert meist drei Jahre. Außerdem gilt seit August 2025 eine modernisierte Ausbildungsordnung.

Ausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement

Während der Ausbildung lernst du wichtige Abläufe rund um Büro und Organisation. Dazu gehören unter anderem Kommunikation, Büroorganisation, Auftragsbearbeitung, Beschaffung, Datenpflege und kaufmännische Steuerung.

Über Wahlqualifikationen vertiefst du bestimmte Bereiche. Eine Wahlqualifikation richtet sich ausdrücklich auf Assistenzaufgaben. Je nach Betrieb sind außerdem Schwerpunkte in Einkauf, Personal, Marketing, Vertrieb, Verwaltung oder Events möglich.

Während der Ausbildung lernst du, Büro- und Geschäftsprozesse zu organisieren. Dabei bearbeitest du Schriftverkehr, koordinierst Termine und erstellst Dokumente oder Folien.

Außerdem beschäftigst du dich mit Aufträgen, Rechnungen und Kundenkontakten. Du lernst, Daten zu pflegen, Angaben sinnvoll abzulegen und digitale Arbeitsmittel sicher zu nutzen.

Ein weiterer Teil betrifft Datenschutz und Informationssicherheit. Schließlich kannst du über passende Wahlqualifikationen gezielt Assistenzaufgaben vertiefen.

Welche weiteren Ausbildungen können passen?

Je nach Branche passen auch andere Ausbildung im Bürobereichen. Dazu gehören zum Beispiel Industriekaufleute, Kaufleute im Groß- und Außenhandelsmanagement, Kaufleute für Dialogmarketing, Hotelkaufleute oder Verwaltungsfachangestellte. Entscheidend ist, welche Aufgaben du später übernehmen möchtest.

Kannst du dich später qualifizieren?

Ja. Wenn du bereits im Büro arbeitest, kannst du dein Wissen durch Kurse in Office-Anwendungen, Korrespondenz, Projekten, Fremdsprachen oder Buchhaltung ausbauen. Unter bestimmten Voraussetzungen kommen außerdem eine Umschulung oder Externenprüfung für einen anerkannten Abschluss infrage.

Welche Fähigkeiten helfen im Arbeitsalltag?

Im Arbeitsalltag hilft es dir, Angaben schnell zu erfassen und Termine realistisch zu planen. Danach ordnest du Aufgaben nach Dringlichkeit und hältst feste Fristen nach.

Beim Schreiben solltest du freundlich formulieren, sorgfältig prüfen und vertrauliche Daten schützen. Wenn Angaben fehlen, fragst du gezielt nach, statt einfach weiterzuarbeiten.

Außerdem brauchst du ein gutes Gespür für unterschiedliche Menschen. So kannst du vorausschauend organisieren und deine Aufgaben auch unter Zeitdruck zuverlässig abschließen.

Besonders wichtig ist, Aufgaben sinnvoll zu ordnen. Schließlich ist nicht jede Anfrage gleich dringend. Du solltest daher erkennen, was sofort erledigt werden muss, was warten kann und welche Aufgabe einen festen Termin hat.

Kommunikation und Diskretion

Als Teamassistenz erhältst du häufig Einblick in Termine, Projekte, Verträge oder persönliche Daten. Deshalb gehören Diskretion und Datenschutz zu den wichtigsten Anforderungen.

Gib interne Angaben deshalb nur an berechtigte Personen weiter und lege vertrauliche Unterlagen sicher ab. Bevor du eine E-Mail verschickst, prüfst du außerdem Empfänger und Anhänge.

Personenbezogene Daten, sensible Termine und interne Gespräche behandelst du besonders sorgfältig. Damit schützt du nicht nur einzelne Personen, sondern auch das Unternehmen.

Trotzdem solltest du freundlich und lösungsorientiert kommunizieren. Wenn du eine Anfrage nicht selbst beantworten kannst, findest du die richtige Ansprechperson oder erklärst den nächsten Schritt.

Arbeitszeiten, Teilzeit und Homeoffice

Viele arbeiten zu üblichen Bürozeiten. Je nach Unternehmen sind Vollzeit und Teilzeit möglich. In internationalen Teams, bei Events oder dringenden Projekten können jedoch Termine außerhalb dieser Zeiten vorkommen.

Mobiles Arbeiten oder Homeoffice ist bei manchen Stellen möglich. Empfang, Post oder Termine vor Ort erfordern allerdings oft Anwesenheit. Deshalb hängt der mögliche Anteil stark von deinen Aufgaben ab.

Je nach Arbeitgeber arbeitest du in Vollzeit, Teilzeit, Gleitzeit oder zu festen Bürozeiten. Hybrides Arbeiten kann ebenfalls möglich sein, wenn deine Aufgaben dazu passen.

Bei Events oder wichtigen Terminen kann gelegentlich Mehrarbeit anfallen. Allerdings sollte die Stellenanzeige klar zeigen, welche Zeiten und Regeln gelten.

Wie hoch ist das Gehalt einer Teamassistenz?

Das Gehalt wird vor allem von Branche, Region, Größe des Betriebs und Erfahrung im Beruf beeinflusst. Außerdem spielen Ausbildung, Zusatzwissen und der Umfang deiner Verantwortung eine Rolle.

Wer internationale Termine betreut, mehrere Führungskräfte unterstützt oder Fremdsprachen nutzt, übernimmt oft anspruchsvollere Aufgaben. Ebenso können Tarifvertrag und Wochenstunden die Vergütung verändern.

Eine Teamassistenz mit einfachen organisatorischen Aufgaben wird oft anders bezahlt als eine erfahrene Assistenz, die mehrere Führungskräfte, internationale Termine oder eigene Projekte betreut.

Konkrete Beträge können sich ändern und deutlich unterscheiden. Deshalb solltest du Stellen nach Aufgaben, Verantwortung, Wochenstunden und Zusatzleistungen vergleichen.

Welche Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten gibt es?

Mit wachsender Erfahrung kannst du mehr Verantwortung in der Team- oder Projektassistenz übernehmen. Ebenso ist ein Wechsel in Vertriebsassistenz, Einkaufsassistenz, Personalassistenz oder Sachbearbeitung möglich.

Wenn du dich stärker um Abläufe im gesamten Büro kümmerst, kann Office Management ein passender nächster Schritt sein. Mit passender Erfahrung kommt außerdem eine Tätigkeit als Assistenz der Geschäftsführung oder Projektkoordinator infrage.

Darüber hinaus kannst du dich auf Events, Reisen oder bestimmte Programme spezialisieren. Auch eine Weiterbildung zum Fachwirt oder ein berufsbegleitendes Studium kann später passen, sofern du die Voraussetzungen erfüllst.

Mit Erfahrung kannst du eigene Projekte und Abläufe übernehmen. Manche wechseln dadurch in eine Fachabteilung, während andere anspruchsvollere Assistenz- oder Office-Management-Aufgaben übernehmen.

Was ist der Unterschied zwischen Teamassistenz und Sekretariat?

Die Begriffe werden nicht überall gleich genutzt. Im klassischen Sekretariat stehen oft Korrespondenz, Termine, Telefon und Verwaltung im Vordergrund. Eine Teamassistenz unterstützt dagegen meist mehrere Personen und arbeitet zusätzlich an Projekten, Auswertungen oder Aufgaben der Abteilung.

In der Praxis überschneiden sich die Aufgaben jedoch stark. Entscheidend ist deshalb nicht allein der Jobtitel, sondern die konkrete Beschreibung.

Was ist der Unterschied zwischen Teamassistenz und Assistenz der Geschäftsführung?

Eine Teamassistenz unterstützt in der Regel ein Team oder eine Abteilung. Dagegen arbeitet die Assistenz der Geschäftsführung enger für die Unternehmensleitung und übernimmt oft vertraulichere oder komplexere Aufgaben. Dafür werden meist mehr Erfahrung im Beruf und besonders viel Diskretion erwartet.

Was ist der Unterschied zwischen Teamassistenz und Office Management?

Office Management umfasst häufig die Organisation des gesamten Büros. Dazu können Arbeitsplätze, Dienstleister, Verträge, Ausstattung und Events gehören. Eine Teamassistenz konzentriert sich dagegen stärker auf ein bestimmtes Team. In kleineren Unternehmen können beide Rollen jedoch zusammenfallen.

Warum Zeitarbeit ein guter Einstieg sein kann

Viele Mitarbeitende im Büro starten über Zeitarbeit als Teamassistenz. Dadurch sammeln sie Büroerfahrung und lernen verschiedene Unternehmen, Abteilungen und Systeme kennen.

Über Zeitarbeit kannst du zum Beispiel in Team- und Projektassistenz, Vertrieb, Einkauf, Personal oder Office Management einsteigen. Dabei lernst du unterschiedliche Teams, Systeme und Abläufe kennen.

Je nach Stelle gibt es Einsätze in Vollzeit oder Teilzeit sowie in technischen und kaufmännischen Abteilungen. So sammelst du gezielt Büroerfahrung und kannst deine Stärken besser einschätzen.

Bei adevis hast du feste Ansprechpartner für Fragen rund um deinen Einsatz. Eine spätere Übernahme durch das Einsatzunternehmen kann möglich sein. Dafür gibt es jedoch keine Garantie.

Mehr dazu: Zeitarbeit als Karrieresprungbrett.

Passt der Beruf Teamassistenz zu dir?

Du organisierst gerne und behältst Termine sowie Fristen im Blick.

Auch bei mehreren Aufgaben arbeitest du sorgfältig und zuverlässig.

Der Austausch mit unterschiedlichen Menschen macht dir Freude.

Wenn sich Pläne ändern, setzt du neue Prioritäten und bleibst ruhig.

Du nutzt digitale Büroprogramme gerne und lernst neue Systeme schnell.

Vertrauliche Angaben behandelst du diskret.

Außerdem unterstützt du andere, ohne deine eigenen Aufgaben zu vergessen.

Später möchtest du dich vielleicht auf einen Bürobereich spezialisieren.

Wenn du ungern kommunizierst oder häufige Unterbrechungen dich stark belasten, solltest du die Stelle genau prüfen. Das gilt auch, wenn du ausschließlich langfristig planbare Aufgaben bevorzugst.

Weitere kaufmännische Berufe im adevis Berufskompass

Der adevis Berufskompass stellt nach und nach weitere kaufmännische Berufe und Tätigkeiten vor. Dadurch kannst du Aufgaben, Voraussetzungen und Chancen miteinander vergleichen.

Neben der Teamassistenz lernst du im adevis Berufskompass weitere Tätigkeiten im Büro kennen. Dazu gehören

• Einkauf und Einkaufsassistenz
• Quereinstieg im kaufmännischen Bereich
• Vertriebsinnendienst
• Empfang
• Büromanagement
• Sachbearbeitung
• Personalassistenz

So kannst du Aufgaben, Voraussetzungen und berufliche Chancen direkt vergleichen.

Fazit: Teamassistenzen schaffen Struktur und halten Teams den Rücken frei

Im Büro übernehmen sie eine wichtige Rolle im Büroalltag. Sie koordinieren Termine, bereiten Angaben vor und unterstützen organisatorische Abläufe. Dadurch kann das Team zuverlässig arbeiten.

Der Beruf passt besonders zu Menschen, die gerne organisieren, klar kommunizieren und auch bei mehreren Aufgaben den Überblick behalten. Eine Ausbildung im Bürobereich ist dafür eine gute Grundlage. Je nach Stelle und Vorerfahrung kann jedoch auch ein Quereinstieg gelingen.

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