adevis Berufskompass | Kaufmännischer Beruf

Du interessierst dich für einen Büroberuf und suchst Angaben zum Bürokaufmann oder zur Kauffrau für Büromanagement? Dann findest du hier einen klaren Überblick. Du erfährst, wie der Beruf heute heißt, welche Aufgaben dazugehören und wie die Ausbildung abläuft. Außerdem lernst du die wichtigsten Chancen nach dem Abschluss kennen.

Kaufleute für Büromanagement organisieren Abläufe im Büro und im Betrieb. Sie bearbeiten Schreiben, koordinieren Termine und betreuen Kunden. Je nach Abteilung unterstützen sie außerdem bei Aufträgen, Einkauf, Personal oder Rechnungen. Weil die Ausbildung breit aufgebaut ist, können sie später in vielen Branchen arbeiten.

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Kurz: Was macht eine Kauffrau für Büromanagement?

Eine Kauffrau oder ein Kaufmann für Büromanagement übernimmt Aufgaben in Organisation und Verwaltung. Dazu gehören zum Beispiel E-Mails, Dokumente, Termine und Besprechungen. Außerdem bearbeitest du Kundenanfragen, Aufträge, Bestellungen, Rechnungen oder Unterlagen für das Personal. Welche Aufgaben im Mittelpunkt stehen, hängt jedoch vom Betrieb, der gewählten Vertiefung und der späteren Stelle ab.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement ist ein anerkannter Ausbildungsberuf. Die duale Ausbildung dauert regulär drei Jahre und findet im Betrieb sowie in der Berufsschule statt.
• Seit dem 1. August 2025 gilt eine neue Ausbildungsordnung. Sie verbindet Büroorganisation, Kommunikation und kaufmännische Abläufe noch stärker mit digitaler Zusammenarbeit.
• Während der Ausbildung wählst du zwei Vertiefungen. Außerdem besteht die Abschlussprüfung aus zwei Teilen. Nach dem Abschluss kannst du in Unternehmen, im Handwerk oder im öffentlichen Dienst arbeiten.

Bürokaufmann oder Kaufmann für Büromanagement: Wie heißt der Beruf richtig?

Die Bezeichnungen Bürokaufmann und Bürokauffrau kennen noch viele Menschen. Neue Ausbildungsverträge werden unter diesem Namen jedoch nicht mehr geschlossen. Seit dem 1. August 2014 heißt der anerkannte Beruf Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement.

Der neue Beruf verbindet die früheren Berufe Bürokaufmann, Kaufmann für Bürokommunikation und Fachangestellter für Bürokommunikation. Die jeweiligen weiblichen Berufsbezeichnungen sind ebenfalls eingeschlossen. Ältere Abschlüsse bleiben selbstverständlich gültig.

In Stellenanzeigen wird „Bürokaufmann“ weiterhin häufig gesucht. Gemeint sind meist Bewerber mit einem älteren Abschluss, einer Ausbildung im Büromanagement oder einer ähnlichen kaufmännischen Erfahrung.

Welche Aufgaben haben Kaufleute für Büromanagement?

• Ein wichtiger Bereich ist die Büroorganisation. Du bearbeitest E-Mails und Dokumente, planst Termine und bereitest Besprechungen vor. Außerdem organisierst du Dienstreisen, Post und Fristen.
• Je nach Abteilung kümmerst du dich auch um Kunden und Aufträge. Dann beantwortest du Anfragen, pflegst Daten, erstellst Angebote oder Rechnungen und prüfst Zahlungseingänge.
• Im Einkauf ermittelst du zum Beispiel den Bedarf, bereitest Bestellungen vor und kontrollierst Lieferungen. Im Personalbereich unterstützt du dagegen bei Unterlagen, Terminen und der Planung von Einsätzen.
• Darüber hinaus erstellst du Übersichten und wertest Angaben aus. Bei Projekten oder Veranstaltungen stimmst du dich mit Kollegen und externen Partnern ab. Dabei beachtest du stets Datenschutz, Fristen und Regeln für die Ablage.
• Die Ausbildung ist bewusst breit aufgebaut. Später arbeitest du deshalb meist nicht in allen Bereichen gleichzeitig, sondern setzt einen fachlichen Schwerpunkt.

Wie sieht ein typischer Arbeitstag aus?

Ein Arbeitstag beginnt häufig mit E-Mails, Terminen und offenen Aufgaben. Zuerst prüfst du, was dringend ist, welche Antworten fehlen und welche Besprechungen du vorbereiten musst.

Danach beantwortest du vielleicht eine Kundenfrage und erfasst einen Auftrag. Kurz darauf prüfst du eine Rechnung oder bestellst Material fürs Büro. Für eine Teamsitzung stellst du außerdem Unterlagen zusammen und aktualisierst eine Tabelle.

Im Laufe des Tages koordinierst du Termine, telefonierst mit Lieferanten oder pflegst Daten im System. Je nach Abteilung unterstützt du zusätzlich Personal, Buchhaltung, Einkauf oder Vertrieb. Zum Tagesende prüfst du schließlich Fristen und hältst offene Aufgaben fest.

In welchen Bereichen können Kaufleute für Büromanagement arbeiten?

Welche Bereiche du bereits während der Ausbildung genauer kennenlernst, hängt vom Betrieb und deinen Wahlqualifikationen ab.

Wie läuft die Ausbildung für Büromanagement ab?

Die Ausbildung ist dual aufgebaut. Deshalb arbeitest du im Ausbildungsbetrieb und besuchst parallel die Berufsschule. Im Betrieb lernst du echte Abläufe, Programme und Ansprechpartner kennen. In der Schule beschäftigst du dich dagegen mit kaufmännischen Aufgaben, Kommunikation, Wirtschaft und weiteren Grundlagen.

• Die duale Ausbildung dauert regulär drei Jahre. Dabei lernst du im Betrieb die täglichen Abläufe und besuchst parallel die Berufsschule.
• Ausbildungsplätze gibt es unter anderem in Industrie, Handel, Dienstleistung, Handwerk und öffentlichem Dienst. Die Grundlage bildet eine bundesweit geregelte Ausbildungsordnung.
• Zwei Wahlqualifikationen setzen eigene Schwerpunkte. Am Ende weist du dein Wissen in einer Abschlussprüfung nach, die aus Teil 1 und Teil 2 besteht.
• Unter bestimmten Voraussetzungen kann die Ausbildung kürzer oder länger dauern. Darüber entscheidet die zuständige Stelle anhand des einzelnen Falls.

Was hat sich mit der Ausbildungsordnung 2025 geändert?

Die neue Ausbildungsordnung gilt für Ausbildungen, die seit dem 1. August 2025 beginnen. Sie führt den Beruf dauerhaft fort und berücksichtigt die heutige digitale Arbeitswelt. Deshalb spielen digitale Zusammenarbeit, Datenschutz, Nachhaltigkeit und veränderte Abläufe eine wichtige Rolle.

Die Grundidee bleibt jedoch erhalten: Alle Auszubildenden lernen gemeinsame Grundlagen für Büro und Betrieb. Zusätzlich wählen der Betrieb und die Auszubildenden zwei von zehn Wahlqualifikationen. Diese werden jeweils über mehrere Monate vertieft.

Für Bewerber ist wichtig: Nicht jeder Betrieb kann jede Vertiefung anbieten. Frage deshalb im Gespräch, welche Wahlqualifikationen vorgesehen sind und in welchen Abteilungen du eingesetzt wirst.

Welche Inhalte lernst du in der Ausbildung?

• Zunächst lernst du, digitale Angaben zu bearbeiten und im Büro sicher zu kommunizieren. Dazu nutzt du Programme für Texte, Tabellen und Präsentationen. Außerdem bereitest du Dokumente und Daten verständlich auf.
• Danach planst du Termine, Besprechungen und kleinere Projekte. Du bearbeitest Kundenanfragen und Aufträge, beschaffst Material und unterstützt je nach Betrieb bei Aufgaben im Personalbereich.
• Auch Rechnungen, Zahlungen und einfache Auswertungen gehören zur Ausbildung. Gleichzeitig beschäftigst du dich mit Datenschutz, Sicherheit und wirtschaftlichem Handeln.
• Darüber hinaus lernst du deine Rechte und Pflichten kennen. Du organisierst deine Arbeit, stimmst dich im Team ab und kommunizierst sicher auf Deutsch. Je nach Betrieb kommen auch Fremdsprachen hinzu.
• Du lernst nicht nur einzelne Programme oder Schritte. Vielmehr sollst du Aufgaben später selbstständig planen, durchführen und prüfen können.

Welche Wahlqualifikationen gibt es?

Die Ausbildungsordnung bietet zehn Wahlqualifikationen. Sie betreffen zum Beispiel Aufträge, Einkauf und Logistik, Marketing und Vertrieb, Personal oder Assistenz. Weitere Schwerpunkte sind kaufmännische Steuerung, Öffentlichkeitsarbeit und Aufgaben im öffentlichen Dienst. Zwei davon werden Teil deiner Ausbildung.

Die genaue Auswahl solltest du mit dem Betrieb klären. Schließlich bestimmt sie, welche praktischen Aufgaben du genauer kennenlernst. Außerdem können diese Themen später in der mündlichen Prüfung wichtig sein.

Warum die Wahlqualifikation wichtig ist

Mit den Wahlqualifikationen setzt du erste fachliche Schwerpunkte. Welche Möglichkeiten du hast, hängt allerdings vom Ausbildungsbetrieb und seinen Abteilungen ab.

Dadurch verbindest du allgemeines Wissen fürs Büro mit echter Erfahrung in einem Fachbereich. Das kann spätere Bewerbungen erleichtern. Unter bestimmten Bedingungen lässt sich zudem eine weitere Wahlqualifikation als Zusatz prüfen.

Wie läuft die Abschlussprüfung ab?

Die Ausbildung endet mit einer gestreckten Abschlussprüfung. Das bedeutet: Die Prüfung besteht aus zwei Teilen und findet nicht erst vollständig am Ende der drei Jahre statt.

Teil 1

Der erste Teil findet meist im vierten Halbjahr der Ausbildung statt. Dabei werden Kenntnisse geprüft, die du bis dahin im Betrieb und in der Berufsschule erworben hast.

Teil 2

Der zweite Teil findet am Ende der Ausbildung statt. Geprüft werden Kundenbeziehungen, eine Fachaufgabe aus der Wahlqualifikation sowie Wirtschafts- und Sozialkunde. Die zuständige Stelle informiert dich über Termine, erlaubte Hilfsmittel und den genauen Ablauf.

Bereite dich deshalb regelmäßig vor und halte praktische Aufgaben während der Ausbildung sorgfältig fest. Das hilft dir besonders dabei, Wissen aus der Schule mit der Arbeit im Betrieb zu verbinden.

Welchen Schulabschluss brauchst du?

Rechtlich ist für die duale Ausbildung kein bestimmter Schulabschluss nötig. Die Betriebe entscheiden jedoch selbst, welche Voraussetzungen sie erwarten. Deshalb werden in der Praxis Bewerber mit verschiedenen Abschlüssen eingestellt.

Wichtiger als eine einzelne Note ist häufig das Gesamtbild. Gute Kenntnisse in Deutsch, Mathematik und digitalen Anwendungen helfen dir im Alltag. Außerdem zählen Zuverlässigkeit, Lernbereitschaft und echtes Interesse an kaufmännischen Abläufen.

Welche persönlichen Voraussetzungen sind wichtig?

Für den Beruf brauchst du vor allem Sorgfalt, Zuverlässigkeit und ein gutes Gespür für Termine. Außerdem solltest du dich mündlich und schriftlich klar ausdrücken können. Weil viele Aufgaben digital erledigt werden, sind sichere Grundlagen am Computer wichtig. Gleichzeitig helfen dir Lernbereitschaft, Zahlenverständnis und Interesse an wirtschaftlichen Abläufen. Im Kontakt mit Kunden und Kollegen zählen Freundlichkeit und Teamarbeit. Trotzdem musst du Aufgaben auch selbstständig ordnen und bei mehreren Anliegen sinnvolle Prioritäten setzen. Darüber hinaus solltest du vertrauliche Angaben diskret behandeln. Gute Deutschkenntnisse sind meist nötig, während Fremdsprachen vom Betrieb und der Stelle abhängen. Du musst zu Beginn noch nicht jede Software beherrschen. Wichtig ist vielmehr, dass du digitale Grundlagen mitbringst und neue Programme sorgfältig lernen möchtest.

Wo arbeiten Kaufleute für Büromanagement?

Kaufleute für Büromanagement arbeiten in fast allen Branchen. Mögliche Arbeitgeber sind Industrie- und Produktionsbetriebe, Handel, Handwerk, Logistik, Gesundheitswesen und Immobilienunternehmen. Auch Banken, Versicherungen, IT-Unternehmen, Agenturen, Beratungen und Kanzleien bieten passende Aufgaben. Darüber hinaus gibt es Stellen bei Verbänden, Bildungsträgern, sozialen Einrichtungen und in der öffentlichen Verwaltung. Der Abschluss lässt sich in vielen Branchen einsetzen. Erfahrung in einem bestimmten Bereich kann später dennoch ein Vorteil sein, weil du Produkte, Kunden und wichtige Begriffe bereits kennst.

Welche Programme nutzen Kaufleute für Büromanagement?

Im Alltag nutzt du vor allem E-Mail, Kalender, Textverarbeitung, Tabellen und Programme für Präsentationen. Dadurch kannst du Termine koordinieren, Dokumente erstellen und Daten übersichtlich bearbeiten. Je nach Abteilung kommen weitere Systeme hinzu. Dazu gehören Programme für Warenwirtschaft, Kundenpflege, Buchhaltung, Dokumente, Personal oder Projekte. Meist lernst du die Systeme des Unternehmens während der Einarbeitung kennen.

Büromanagement, Teamassistenz oder Sachbearbeitung?

Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement ist ein anerkannter Ausbildungsabschluss. Teamassistenz und kaufmännische Sachbearbeitung sind dagegen Tätigkeitsfelder oder Stellen. Mit dem Abschluss kannst du in beiden Bereichen arbeiten.

Kannst du ohne Ausbildung im Büromanagement arbeiten?

Viele einzelne Aufgaben im Büro können auch Quereinsteiger übernehmen. Dann bewirbst du dich jedoch nicht mit dem anerkannten Abschluss für Büromanagement, sondern auf eine passende Stelle. Möglich sind zum Beispiel kaufmännischer Mitarbeiter, Teamassistenz oder Sachbearbeitung.

Erfahrung im Beruf, passende Kurse und gute digitale Kenntnisse können den Einstieg erleichtern. Für schwierige Fachaufgaben oder Stellen, die ausdrücklich den Abschluss verlangen, bleibt die abgeschlossene Ausbildung jedoch ein wichtiger Nachweis.

Sorgfalt, Datenschutz und digitale Arbeit

Kaufleute für Büromanagement arbeiten mit Angaben zu Kunden, Mitarbeitern, Verträgen und Zahlungen. Deshalb gehören Datenschutz, sichere Systeme und eine sorgfältige Ablage zum Berufsalltag.

Speichere Daten nur in den vorgesehenen Systemen und beachte deine Zugriffsrechte. Bevor du eine E-Mail verschickst, solltest du außerdem Empfänger und Anhänge prüfen.

Wenn du deinen Platz verlässt, sperrst du den Bildschirm. Dokumente legst du eindeutig ab, während du Fristen für Aufbewahrung und Löschung einhältst.

Vertrauliche Gespräche führst du geschützt. Falls du bei einer Vorgabe unsicher bist, stimmst du dich mit der zuständigen Stelle ab.

Arbeitszeiten, Teilzeit und Homeoffice

Viele Kaufleute für Büromanagement arbeiten zu üblichen Bürozeiten. Je nach Betrieb und Aufgabe sind Gleitzeit, Teilzeit oder mobiles Arbeiten möglich. Kundenservice, Empfang, Post und feste Termine können jedoch Anwesenheit erfordern.

Während der Ausbildung findet ein großer Teil der Lernzeit im Betrieb statt. Deshalb solltest du nicht davon ausgehen, überwiegend im Homeoffice zu arbeiten. Wie mobiles Arbeiten geregelt ist, entscheidet der Ausbildungsbetrieb.

Wie hoch ist das Gehalt im Büromanagement?

Während der Ausbildung erhältst du eine Vergütung. Ihre Höhe hängt unter anderem von Ausbildungsjahr, Branche, Region, Tarifvertrag und Betrieb ab.

Nach dem Abschluss hängt dein Gehalt von Branche, Region und Größe des Betriebs ab. Auch Tarifvertrag, Erfahrung und Verantwortung spielen eine Rolle.

Darüber hinaus können ein fachlicher Schwerpunkt, Fremdsprachen und sichere Kenntnisse in bestimmten Programmen die Vergütung beeinflussen. Schließlich ist auch wichtig, ob du in Vollzeit oder Teilzeit arbeitest.

Eine allgemeine Assistenzstelle kann anders bezahlt werden als eine Fachstelle in Personal, Buchhaltung oder Auftragsbearbeitung. Konkrete Beträge ändern sich. Deshalb solltest du aktuelle Angebote vergleichen.

Welche Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten gibt es?

Nach der Ausbildung kannst du zum Beispiel in Teamassistenz, Sachbearbeitung, Office Management oder Auftragsbearbeitung arbeiten. Ebenso sind Einkauf, Vertriebsinnendienst, Personal, Buchhaltung und Assistenz in Projekten mögliche Fachbereiche.

Mit wachsender Erfahrung kannst du eigene Vorgänge, Projekte oder ein Fachgebiet übernehmen. Später kommt je nach Betrieb auch eine Aufgabe als Teamleitung infrage.

Passende Fortbildungen sind zum Beispiel der Fachwirt für Büro- und Projektorganisation oder der Wirtschaftsfachwirt. Wenn du die Voraussetzungen erfüllst, kann außerdem ein Studium eine Möglichkeit sein.

Nach der Ausbildung kannst du dich durch Erfahrung und Kurse weiterentwickeln. Besonders hilfreich ist es, wenn du Verantwortung für eigene Aufgaben, Projekte oder ein Fachgebiet übernimmst.

Warum Zeitarbeit ein guter Berufseinstieg sein kann

Zeitarbeit kann nach der Ausbildung oder bei einem Quereinstieg eine gute Möglichkeit sein, Erfahrung zu sammeln. Dadurch lernst du verschiedene Unternehmen, Programme und Abläufe kennen.

Mögliche Einsätze gibt es in Büroorganisation, Assistenz, Auftragsbearbeitung, Datenpflege und Kundenservice. Je nach Stelle unterstützt du außerdem Einkauf, Vertrieb, Personal oder Rechnungswesen.

Bei adevis hast du feste Ansprechpartner. Gemeinsam prüft ihr, welche Aufgaben zu deinem Abschluss und deiner Erfahrung passen. Eine spätere Übernahme durch das Einsatzunternehmen kann möglich sein. Eine Garantie gibt es dafür jedoch nicht.

Mehr dazu: Zeitarbeit als Karrieresprungbrett.

Passt Büromanagement zu dir?

• Du organisierst gerne Termine, Daten und Dokumente.
• Auch bei vielen Aufgaben arbeitest du sorgfältig und zuverlässig.
• Du kommunizierst gerne schriftlich und telefonisch.
• Wirtschaftliche Abläufe findest du interessant.
• Mit digitalen Systemen arbeitest du gerne.
• Mehrere Aufgaben kannst du sinnvoll ordnen.
• Mit vertraulichen Angaben gehst du diskret um.
• Außerdem arbeitest du gerne im Team und an Schnittstellen.
• Du möchtest einen vielseitigen kaufmännischen Abschluss.
• Später möchtest du dich fachlich weiterentwickeln.

Wenn du überwiegend praktisch und körperlich arbeiten möchtest oder längere Bildschirmarbeit vermeiden willst, passt ein anderer Ausbildungsberuf möglicherweise besser zu dir.

Weitere kaufmännische Berufe im adevis Berufskompass

Der adevis Berufskompass stellt nach und nach weitere kaufmännische Berufe und Tätigkeiten vor. Dadurch kannst du Aufgaben, Voraussetzungen und Chancen miteinander vergleichen.

Neben dem Büromanagement lernst du im adevis Berufskompass weitere Tätigkeiten im Büro kennen. Dazu gehören

• Einkauf und Einkaufsassistenz
• Quereinstieg im kaufmännischen Bereich
• Vertriebsinnendienst
• Empfang
• Teamassistenz
• Sachbearbeitung
• Personalassistenz

So kannst du Aufgaben, Voraussetzungen und berufliche Chancen direkt vergleichen.

Fazit: Büromanagement bietet eine breite kaufmännische Grundlage

Kaufleute für Büromanagement organisieren Abläufe im Büro und unterstützen verschiedene Fachbereiche. Die Ausbildung verbindet digitale Arbeit, Kommunikation, Kundenservice und kaufmännisches Wissen.

Wer sorgfältig arbeitet, gerne organisiert und sich für wirtschaftliche Abläufe interessiert, erhält einen vielseitigen Abschluss. Durch Wahlqualifikationen, Erfahrung und passende Kurse kannst du später einen eigenen fachlichen Schwerpunkt entwickeln.

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*Dieser Beitrag wurde mit Unterstützung künstlicher Intelligenz erstellt. Er wurde von der adevis-Redaktion fachlich geprüft, bearbeitet und inhaltlich verantwortet. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern auf dieser Website die männliche Form. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter.